Audiokonferencje to bardzo wygodna forma komunikacji zdalnej. Jak sama nazwa wskazuje, wirtualne spotkania tego typu ma charakter wyłącznie dźwiękowy. Nie musimy więc kłaść szczególnego nacisku na wygląd nas i naszego otoczenia. Nie oznacza to jednak, że to audiokonferencji nie musimy się w ogóle przygotowywać. Chcąc przeprowadzić profesjonalną rozmowę, przyda nam się zarówno odpowiedniej jakości sprzęt techniczny, jak i dobrze przygotowane zaplecze merytoryczne. Na co zwrócić uwagę przygotowując konferencję?
Wybór platformy do audiokonferencji
Jeśli spotkanie ma charakter wewnątrzfirmowy, wybór platformy należy zwykle do jakiego kierownictwa. Dobrze, żeby była to jedna aplikacja, aby w razie potrzeby móc szybko zorganizować spotkanie. W przypadku audiokonferencji z klientem w zależności od tego, co chcemy przedstawić, możemy skorzystać z różnych rozwiązań. Możemy wybrać Google Meet, Skype albo popularny ostatnio Zoom. Jeśli klient nie chce instalować aplikacji, komunikator Google może okazać się szczególnie pomocny, gdyż można korzystać z niego z poziomu przeglądarki.
Poinformowanie pracowników o planowanym spotkaniu audio
Również organizując wewnątrzfirmowe spotkanie, możemy skorzystać z Google Meet. Łatwiej będzie nam wówczas poinformować współpracowników o spotkaniu, gdyż możemy im dodać zapraszanie do kalendarza Google. Jeśli operujemy projektami na autorskiej platformie, pamiętajmy o skutecznym rozwiązaniu, które przypomni uczestnikom o zbliżającym się spotkaniu. Jako organizatorzy jesteśmy przecież odpowiedzialni za to, aby wszystkie strony spotkania zostały poinformowane o planowanym połączeniu. Najlepiej zrobić to odpowiednio wcześnie, dzięki temu druga strona będzie miała więcej czasu na przygotowanie.
Wybór sprzętu audio
Wybierając sprzęt audio do przeprowadzenia konferencji, powinniśmy wybrać taki, który charakteryzuje się wysoką jakością w zakresie redukcji szumów. Pozwoli nam to tłumić dźwięki tła, rozmowy sąsiadów czy inne rozpraszające hałasy. Sprzęt wysokiej jakości sprzęt wysokiej jakości sprawi, że nie tylko sami sporo wyciągniemy ze spotkania, ale także sprawi, że będziemy doskonale słyszani przez naszego partnera. Unikniemy dzięki temu jego irytacji wywołanej trzaskami, niedopowiedzeniami czy powtórzeniami. Choć za dobrej jakości sprzęt musimy zapłacić, jak na produkt premium przystało, to w dłuższej perspektywie inwestycja ta zwraca się z nawiązką, a sprzęt może posłużyć nam przez wiele lat.
Czy mnie słychać? Czyli, próba przed audiokonferencją
Przed planowaną konferencją pamiętajmy, aby zrobić test dźwięku - najlepiej z jednym ze współpracowników. Będziemy mogli ocenić wówczas jak nas słychać, czy sprzęt jest prawidłowo podłączony oraz sprawdzić jakość połączenia. Pozwoli nam to zminimalizować ryzyko wpadki technicznej podczas audiokonferencji. Jeśli korzystamy z platformy pierwszy raz, dobrym pomysłem jest także przeklikanie wszystkich opcji komunikatora, aby nic nas nie zaskoczyło w trakcie rozmowy.